管理虛擬工作環境需要各種真實世界的技能和工具。以下是激發創造力和生產力的策略。
為了在日益缺乏人才和競爭激烈的IT世界中取得成功，越來越多的企業開始依賴于地理上分散的勞動力。這些組織建立了能夠提供最佳功能性專業知識的IT團隊，而不管每個人的物理位置如何。雖然并置的團隊(每個成員在同一物理站點工作)在某些方面可能比分散的團隊更有優勢，但人們越來越一致地認為，一個計劃周密、組織有序的分散/遠程團隊實際上可能會讓采用者占得上風。
分散在多個地點的任何團隊面臨的最大挑戰是如何讓孤立的個體作為一個團結的單位一起工作。“遠程團隊不能完全像并置的團隊那樣自由地在團隊會議、午餐和飲水機上討論狀態、目標、風險和問題，”Joe Wilson解釋道，他是位于丹佛的定制軟件開發公司volare systems的老板。“當你管理100%的遠程團隊時，你必須遵守溝通的紀律，因為不會有像你在辦公室走廊里那樣的偶遇，”Wilson說，他在過去十年里一直都在建立和管理遠程團隊。
領導一個分散的IT團隊并獲得長期成功需要奉獻精神和特殊的領導技能，包括組織、激勵成員的能力，使他們能夠像在現場一樣創造性地、熟練地工作。以下是IT領導者們用來讓他們的遠程員工脫穎而出并取得成功的七個秘密。
1.發揮強有力的、明確的領導作用
無論團隊成員是在大廳里還是在幾個時區之外，堅定的領導力都是至關重要的。
卡內基梅隆大學泰珀商學院組織行為和理論副教授Anita Williams Woolley表示:“聰明的領導者會主動識別潛在的目標沖突，并確保團隊整體目標的清晰，并與團隊成員可能承擔的其他職責保持一致。”
領導者的首要任務是建立清晰一致的項目目標。“遠程IT團隊之所以會失敗，是因為領導層沒有明確的方向，或者即使有明確的方向，也沒有充分考慮到員工所在的偏遠的環境，”Helen Dayen說，她是一家教練和職業發展公司Dayen集團的執行教練兼首席執行官。
缺乏強有力的領導和明確的目標，遠程工作者可能會開始感到孤立。“于是他們減少了溝通，減少了協作，”Dayen解釋道。隨著時間的推移，團隊將變得越來越沒有效率和生產力。“距離并不會讓心靈變得更加溫暖，”她指出。“它為假設提供了成長的空間，通常，人性和人類思維會自然而然地對人或環境做出負面假設。”
2.鼓勵反饋
合作是雙向的。雖然團隊成員需要項目負責人明確、直接的指示，但領導者也需要知道每個團隊成員在做什么，以及是否取得了有意義的進展。為了實現這一能力，應該建立一個反饋的過程。“監督反饋，確保它是建設性的，并確保能夠讓產品變得更好，而不是炫耀或贏得爭論，”Wilson建議。
許多領導人犯的一個很大的錯誤是認為沒有消息就是好消息。如果讓一些遠程團隊成員獨處，他們最終會走向沉默。Wilson觀察到:“他們不會總是告訴你他們在糾結什么。”他建議每天安排一到兩次簽到，打開網絡攝像頭，向安靜的團隊成員提出開放式的問題。“比如，‘最近怎么樣?’‘我能幫忙嗎?’以及‘你需要我做些什么來讓你的工作變得更容易?’”他說。
3.找到合適的人
要明白，有些人，無論天賦和經驗如何，都不適合做遠程工作者。這并不是一個讓他們感到舒服的角色，相反，他們更喜歡一個并置的員工通常會經歷的一個擁有個人互動、事件和繁忙的環境。“我們知道有些人比其他人擁有更高水平的協作技能，”Woolley說。“在我們的研究中，我們反復發現，在面對面的團隊和分散的團隊中，社會感知能力--意識到他人的反應并理解他們為什么會做出這樣的反應--是集體智慧的有力預測因素。”
有些人也很難適應不熟悉的日程安排。這些人習慣了傳統的朝九晚五的工作程序，通常很難處理時區差異。Woolley指出，這是一個影響許多分散團隊的問題，尤其是那些成員分散在世界各地的團隊。她建議制定一個分擔痛苦的計劃，比如讓團隊成員輪流設定會議時間。“大多數類型的IT工作都可以進行規劃，因此大部分工作可以異步完成，所以如何明智地使用實時會議并有針對性地討論關鍵問題非常重要。”
4.預訂一些面對面的時間
雖然協作技術允許分散/遠程團隊進行高效率的工作，但他們在參與者之間建立密切關系和友誼的能力仍然有限。
Christopher McFarlane是一家加拿大大型零售連鎖店的Scrum大師和敏捷教練，他認為定期親自拜訪對于建立社會關系是非常必要的。“面對面的互動可以讓隊友們互相了解更多，比如文化、背景、興趣和動機，”他解釋道。“這是一項短期投資，通過培養團隊成員之間的信任，可以實現長期成本的節約。”
惠普企業負責企業分析和數據管理的IT副總裁Adam Vazquez對此表示同意。“你需要建立一個強有力的面對面的節奏--每季度、每月或每兩年--無論對你的文化和項目目標有什么意義，”他說。積極主動。不要等到問題浮出水面才安排聚會。Vazquez建議，確保你的團隊能夠一起慶祝有意義的時刻。打開視頻會議，這樣每個人都可以實時慶祝。“簡單的事情，比如聚在一起慶祝生日，能讓每個人都有歸屬感，”他指出。
5.限制團隊規模
一個團隊的規模對其運作的好壞起著重要的作用。“規模較小的團隊，最多10人左右，可能比規模兩倍大的團隊要靈活得多，”為勞動力流動專業人士服務的貿易組織Worldwide ERC的首席執行官Peggy Smith評論道。“對于大型分散團隊來說，在實時會議中做出有效貢獻將更具挑戰性，同時也使得異步對話更加復雜。”將團隊分成小組，每個小組都將專注于特定的項目領域，這通常會提高生產力。
6.平等對待所有團隊成員
為了確保團隊的長期成功，每個成員都需要受到贊賞。例如，一些領導者經常會犯一個錯誤，即讓團隊所在地的大多數成員制定工作日規則和程序。
“這有可能會向其他地方的團隊成員傳達這樣一個信息，即他們的貢獻沒有被重視，”McFarlane說。為了確保和諧和團結，整個團隊應該共同制定互惠互利的規則。“讓每個人都能夠分擔負擔會讓其他團隊成員產生同理心，”他指出。
另一個潛在的士氣殺手是當一些團隊成員和組長在同一個位置的時候。“那些接近領導人的人自然有更多的機會接觸他/她，”Smith說。“即使領導者很好地處理了這種鄰近差異，其他地方的人也可能會覺得他們沒有得到同樣的關注或反饋，”她解釋道。在同一個團隊中同時擁有遠程和并置的人可能會導致功能障礙。
7.利用多種通信平臺
溝通是團隊合作成功的關鍵，其重要性不可低估。“在分散和偏遠的團隊中，不存在過度溝通的情況，”Vazquez說。“我發現，在團隊會議中使用具有視頻和白板功能的技術，對于在虛擬環境中營造這種親切感大有幫助。”
允許分散/遠程團隊能夠擁有匹配的甚至是超過其并置對手的級別上運行的魔力需要豐富的通信技術，例如Zoom(視頻會議)、Slack(協作/消息傳遞)、Trello(項目組織)和WebEx(視頻會議/白板)。同時，基本的溝通模式，如短信和電子郵件，也可以有效地讓團隊成員了解最新情況，解決簡單的問題。
但Dayen警告說，不要過于依賴這些簡單的工具。“領導者們可能犯的最大錯誤就是認為使用電子郵件/文本聊天進行交流就已經足夠了，事實上，要想擁有一個成功的環境，還需要更多。”
